Dokumentenmanagment

Was Sie schon immer gesucht haben... finden wir.

Dokumentenmanagment mit postStream

Haben Sie ein hohes Papieraufkommen, lange Suchvorgänge, eine Überflutung mit Dokumenten (Mails, Daten, Rechnungen), keinen Überblick über einzelne Abläufe, Platzmangel und permanenten Zeitdruck?

Sparen Sie Zeit, Energie und Geld

Die Anwendung unseres Dokumenten-Management-Systems erleichtert die Planung und Koordination, Überarbeitung, Überprüfung sowie Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Verwaltungsprozess von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung.

  • Server-Client Architektur
  • Mehrbenutzerfähig
  • grafische Benutzeroberfläche mit intuitiver Bedienung
  • Schnittstellenfähigkeit zur Anbindung externer Systeme
  • kompatible Dokumententypen: PDF, DOC, XLS, DOCX, XLSX, RTF, JPG, TIFF, MSG

 

postStream in 3 Schritten So einfach funktioniert es

Intelligente Dokumentenerkennung

Egal ob papiergebundene Unterlagen oder E-Mail Anhänge, mit postStream lassen sich alle eingehenden Daten verwalten. Wiederkehrende Dokumenttypen sind schnell eingelernt und werden automatisch verschlagwortet.

Automatisiertes Verteilersystem

postStream passt sich Ihnen an. Unterschiedlichste Workflows lassen sich ganz ohne Informatikstudium abbilden.
Eine halbtägige Schulung genügt und Ihre Angestellten arbeiten so zeiteffizient wie noch nie.

Zugriff geschütztes
Ablagesystem

Das Archiv entspricht den deutschen Normen für Revisionssicherheit. Eine direkte Schlagwort- oder Volltextsuche ersetzt komplizierte Ordnerstrukturen. Für sensible Daten steht eine abteilungsgebunde Zugriffsberechtigung zur Verfügung.

Funktionen des DMS

  • Automatische Leerseitenentfernung
  • Digitaler Posteingangsstempel
  • Umfangreiche Stempelfunktionen (Stempel mit variablem Text, Datum, Benutzer, Buchungsstempel usw.)
  • Intelligente Dokumentenerkennung (automatische Verschlagwortung von eingelernten Dokumenten) inkl. Verwaltungstool
  • OCR-Verschlagwortung durch Rahmen von Textpassagen oder mittels One-Click-Function
  • Verteilung von Dokumenten nach festgelegten Verteilern/Abteilungen/Benutzern
  • Komfortable Stapelverarbeitung bei langen Dokumenten
  • Ablageformat selbst bestimmen (PDF, durchsuchbare-PDF und editierbare MS-Word-Dokumente)
  • PDF-Dokumente konvertieren in andere Formate
  • Workflows für typische Verwaltungsvorgänge und das Abbilden von Geschäftsprozessen
  • Dynamisch vordefinierbare Schlagworte für branchenspezifische Begriffe
  • Dokumente Projekten und Gewerken zuordnen
  • E-Mail-Anhänge automatisch erzeugen und an E-Mail- Programm senden
  • Eigene Notizen in PDF-Dokumenten erstellen
  • Intelligentes Archivieren ohne verschachtelte Verzeichnisstrukturen
  • Konvertierungsfunktionen (Umwandeln in durchsuchbare PDF oder editierbare Word-Dokumente)
  • Dynamischer Post-Verteiler (z.B. für MA oder Abteilungen)
  • Vordefinieren von Schlagworten (für z.B. Branchenspezifische Begriffe)
  • Zusammenfügen oder Trennen  von Dokumenten
  • Fristenmanagement und Fristenmonitor mit Erinnerungsfunktion

Dokumentenarchiv

  • Detaillierte Suchmöglichkeiten (z.B. Projektsuche, Zeitfenster, Dokumententyp usw.)
  • Volltextarchivierung und Volltextsuche
  • Zugriffsberechtigungen skalierbar nach Dokumentenkategorien
  • Versionierung von Dokumenten
  • Nachverfolgung von Dokumenten in laufenden Prozessen mittels Historisierung
  • Zentrale und maximale Verfügbarkeit von Informationen
  • Offline-Archiv-Funktion für Außendienst-Mitarbeiter
  • Automatische Altdaten-Archivierung

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